Negocjacje biznesowe to chleb powszedni przedsiębiorców, a jednak tak wielu z nich nie zna skutecznych technik negocjacji. Jeszcze inni zamiast do osiągnięcia porozumienia, dążą do wygranej, która spali mosty i zdepcze zaufanie. A korzystny wynik to ten, kiedy obie strony czują, że wygrały. Jak prowadzić negocjacje, aby zyskać po drugiej stronie nie wroga… lecz partnera? Sprawdź!

Negocjacje w biznesie – definicja

Negocjacje w biznesie to proces komunikacyjny, w którym dwie lub więcej stron dąży do osiągnięcia porozumienia, które zabezpieczy interesy wszystkich zaangażowanych. Podczas negocjacji niektóre z interesów są wspólne, a inne sprzeczne. Proces ten opiera się na wzajemnych ustępstwach i poszukiwaniach szukaniu wartości ze współpracy.

Strony uczestniczące w negocjacjach biznesowych muszą nie tylko chronić swoje interesy, ale również budować zaufanie i współpracę z partnerami, co jest kluczowe dla przyszłych interakcji. Proces ten wymaga gruntownego przygotowania, zrozumienia własnych celów i motywacji, jak również zdolności do rozpoznania i zaspokojenia potrzeb drugiej strony.

W Quest mamy uważamy, że rozwiązanie korzystne dla obu stron to właśnie to rozwiązanie, do którego dążymy. Stawiamy na podejście win-win, o którym będziemy jeszcze mówić. 

Rodzaje negocjacji w biznesie

Tak jak na przykład negocjacje prawne, negocjacje biznesowe można podzielić na kilka rodzajów, w zależności od specyfiki sytuacji oraz celów, jakie mają osiągnąć strony. Oto najczęściej spotykane rodzaje negocjacji w biznesie:

  1. Negocjacje handlowe – Skupiają się na ustaleniu warunków sprzedaży lub zakupu produktów i usług. Celem jest osiągnięcie korzystnych warunków finansowych, takich jak cena, rabaty, terminy płatności czy warunki dostawy. Przykładem mogą być negocjacje zakupowe z dostawcami lub klientami.
  2. Negocjacje kontraktowe – Dotyczą zawierania umów o współpracy, gdzie kluczowe są ustalenia dotyczące zakresu usług, odpowiedzialności, kar umownych oraz innych warunków współpracy. Przykładem są negocjacje z podwykonawcami lub partnerami biznesowymi.
  3. Negocjacje pracownicze – Prowadzone między pracodawcą a pracownikami lub ich przedstawicielami. Dotyczą warunków zatrudnienia, takich jak wynagrodzenie, premie, benefity, warunki pracy czy polityka awansów. Przykładem mogą być negocjacje związków zawodowych z zarządem firmy.
  4. Negocjacje wewnętrzne – Odbywają się wewnątrz organizacji, np. między różnymi działami firmy. Mogą dotyczyć alokacji zasobów, priorytetów projektów, budżetów czy terminów realizacji zadań. Przykładem są negocjacje między działem marketingu a działem produkcji.
  5. Negocjacje strategiczne – Mają na celu długoterminowe korzyści i obejmują negocjacje dotyczące partnerstw strategicznych, fuzji i przejęć, inwestycji kapitałowych czy alianse strategiczne. Przykładem są negocjacje dotyczące przejęcia konkurencyjnej firmy lub zawarcia długoterminowej współpracy z kluczowym partnerem.
  6. Negocjacje międzynarodowe – Dotyczą transakcji z partnerami z różnych krajów i kultur. Wymagają uwzględnienia różnic kulturowych, prawnych oraz językowych. Przykładem są negocjacje eksportowe lub joint venture z zagranicznymi firmami.
  7. Negocjacje kryzysowe – Prowadzone w sytuacjach kryzysowych, gdzie konieczne jest szybkie osiągnięcie porozumienia, aby zminimalizować negatywne skutki dla firmy. Przykładem są negocjacje z klientem w sprawie rozwiązania sporu czy negocjacje z wierzycielami w celu restrukturyzacji zadłużenia.

Każdy z tych rodzajów negocjacji wymaga odpowiedniego przygotowania, strategii oraz umiejętności negocjacyjnych, aby osiągnąć zamierzone cele i zbudować długotrwałe relacje biznesowe.

Skuteczne negocjacje w biznesie – twardo do problemu, miękko do osoby 

Techniki i strategie, pewnie o tym chcesz się dowiedzieć, prawda? Spokojnie, to nieodłączny element negocjacji. Zanim jednak do niego przejdziemy, skupmy się na jednym: podejściu do strategii. 

Często podczas negocjacji ludzie zapominają o zasadach uczciwego i konstruktywnego dialogu. Skupiają się na manipulacjach i trikach, dążąc do bezwzględnego zwycięstwa.

Nie tędy droga.

Takie podejście jest nie tylko nieskuteczne, ale również szkodliwe dla długoterminowych relacji biznesowych.

Skuteczne negocjacje opierają się na zasadzie „twardo do problemu, miękko do osoby”. Oznacza to, że negocjatorzy powinni być stanowczy w kwestiach merytorycznych i w obronie swoich interesów, ale jednocześnie powinni traktować drugą stronę z szacunkiem i empatią. Podejście to pomaga budować zaufanie i sprzyja osiągnięciu porozumienia, które będzie korzystne dla obu stron.

Mimo że w trakcie rozmów obydwie strony mają jakieś cele, nie powinny być sobie wrogami. 

Pomoże Ci w tym komunikacja nieantagonizująca (która nie tylko wesprze proces negocjacyjny w biznesie, ale pomoże Ci w życiu prywatnym). 

Komunikacja nieantagonizująca – prowadzenie rozmów po ludzku

Komunikacja nieantagonizująca to taktyka, której celem jest minimalizowanie napięć i negatywnych emocji podczas negocjacji. To alternatywa dla klasycznej komunikacji argumentacyjnej, która często prowadzi do eskalacji konfliktów i napięć. Komunikacja nieantagonizująca skupia się na budowaniu atmosfery zrozumienia i akceptacji, co zwiększa szanse na kooperatywny przebieg rozmów​

Opiera się na zasadzie „twardo do problemu, miękko do osoby” wspomnianej przez Dr. Henry Cloud, autora książki „Granice dla liderów”, co oznacza, że negocjatorzy powinni być stanowczy w kwestiach merytorycznych, ale jednocześnie traktować drugą stronę z szacunkiem i empatią.

Kluczowym narzędziem jest mechanizm akceptacji, który pomaga w utrzymaniu konstruktywnego dialogu i budowaniu zaufania między stronami.

Mechanizm akceptacji – jak negocjować z szacunkiem do drugiej strony?

Mechanizm akceptacji polega na wysyłaniu sygnałów, które pokazują, że akceptujemy i rozumiemy stan emocjonalny drugiej strony. Pomaga to obniżyć napięcie w trakcie negocjacji i uruchomić logiczne myślenie u rozmówcy, zamiast wywoływać reakcje obronne.

Poniżej przedstawiamy 3 z 9 odmian mechanizmu akceptacji. Pozostałe szczegółowo omawiamy i ćwiczymy podczas naszych autorskich warsztatów „Zawodowe Negocjacje„. 

Odmiany mechanizmu akceptacji 

  1. Parafrazowanie
    • Polega na powtórzeniu wypowiedzi drugiej osoby własnymi słowami, aby upewnić się, że dobrze ją zrozumieliśmy. Druga strona negocjacji czuje się wysłuchana.
    • Przykład: Jeśli rozmówca mówi: „Nie jestem pewien, czy Wasza firma poradzi sobie z tym projektem,” możemy odpowiedzieć: „Czy dobrze rozumiem, że obawia się Pan, iż nasza firma może mieć trudności z terminową realizacją projektu?”
  2. Odzwierciedlanie emocji
    • Polega na rozpoznawaniu i nazywaniu emocji drugiej strony, co pomaga jej poczuć się zrozumianą.
    • Przykład: Gdy rozmówca wyraża frustrację, możemy powiedzieć: „Widzę, że ta sytuacja jest dla Pana bardzo frustrująca.”
  3. Uznawanie punktu widzenia
    • Polega na wyrażaniu zrozumienia i uznania dla perspektywy drugiej strony, nawet jeśli się z nią nie zgadzamy.
    • Przykład: „Jak słyszę, dla Pana ważne jest, abyśmy dotrzymali tych terminów, ponieważ wpływa to na Pana plany biznesowe.”

Przykłady zastosowania mechanizmu akceptacji

Parafrazowanie i potwierdzanie zrozumienia:

  • Kiedy rozmówca wyraża niezadowolenie z powodu problemu, np. „Obawiam się, że Pani firma jest za mała, aby zrealizować ten kontrakt,” skuteczny negocjator stosujący mechanizm akceptacji może odpowiedzieć: „Czy dobrze rozumiem, że Pana obawy dotyczą naszej zdolności do zarządzania dużymi projektami?”

Aktywne słuchanie i wyrażanie zrozumienia:

  • Na przykład, stwierdzenie: „Zdaję sobie sprawę, że fakt niedostarczenia przez nas na czas tych komponentów to bardzo irytująca kwestia,” pokazuje, że negocjator nie ignoruje uczuć rozmówcy, co zmniejsza jego wrogość i otwiera drogę do bardziej konstruktywnych rozmów.

Uznawanie punktu widzenia:

  • Przykładem może być sytuacja, gdy klient narzeka na wysoką cenę produktu. Negocjator może odpowiedzieć: “Jak słyszę, cena jest dla Pana istotnym czynnikiem. Czy możemy wspólnie poszukać rozwiązania, które będzie korzystne dla obu stron?”

Mechanizm akceptacji jest niezwykle potężnym narzędziem, które może przekształcić trudne sytuacje negocjacyjne w produktywne rozmowy. Warto poświęcić czas na jego wypracowanie – im więcej ćwiczeń, tym bardziej naturalne będzie dla Ciebie takie podejście. 

Gdy jeden z negocjatorów czuje się zaatakowany, zamiast bronić się, atakować czy argumentować (co tylko nasila negatywne emocje), powinien skupić się na potwierdzeniu i zrozumieniu obiekcji drugiej strony. Taka postawa prowadzi do redukcji negatywnych emocji i umożliwia bardziej racjonalne i spokojne rozwiązanie problemów​. 

Przygotowanie do negocjacji

Przygotowanie jest kluczowym etapem, który często decyduje o sukcesie całego procesu negocjacji. Wymaga ono dokładnego przemyślenia i zaplanowania wielu elementów, aby móc skutecznie prowadzić rozmowy i osiągać zamierzone cele. 

  1. Określenie celów: Pierwszym krokiem jest jasne zdefiniowanie własnych celów negocjacyjnych oraz problemów, które wymagają rozwiązania. Ważne jest również przewidzenie celów i problemów drugiej strony, co pozwoli na lepsze zrozumienie jego motywacji i strategii​.
  2. BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): Niezwykle istotne jest określenie swojej najlepszej alternatywy na wypadek, gdyby negocjacje zakończyły się fiaskiem. BATNA stanowi punkt odniesienia podczas rozmów i daje pewność siebie, pozwalając na lepsze ocenianie ofert i propozycji drugiej strony​.
  3. Hierarchia ważności: Należy ustalić hierarchię ważności negocjowanych celów i interesów. Dzięki temu łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące ustępstw i priorytetów podczas negocjacji​.
  4. Strategia i styl negocjacji: Wybór odpowiedniej strategii, stylu oraz technik negocjacyjnych jest kluczowy. Należy również przemyśleć atmosferę negocjacji – czy ma być przyjazna, neutralna, czy też bardziej merytoryczna​.
  5. Przygotowanie materiałów: Zebranie wszelkich niezbędnych informacji i materiałów na temat kontrahenta, takich jak dane o firmie, dotychczasowe kontrakty, opinie innych klientów, a także przygotowanie dowodów wspierających własne stanowisko​.
  6. Przygotowanie odpowiedzi i pytań: Należy przewidzieć pytania i zarzuty, jakie mogą paść ze strony kontrahenta, oraz przygotować odpowiedzi i reakcje na nie. Ważne jest także przygotowanie własnych pytań i elementów nacisku, które można wykorzystać podczas rozmów​.
  7. Wizualizacja miejsca i osób: Warto również zorganizować wizję lokalną miejsca, gdzie będą prowadzone negocjacje, oraz zdobyć informacje o osobach, z którymi będziemy rozmawiać – ich upodobaniach, zainteresowaniach, charakterze i pozycji w firmie​.

Dokładne przygotowanie zwiększa szanse na sukces, pozwala lepiej kontrolować przebieg rozmów i osiągać korzystne dla obu stron porozumienia. Poczujesz się pewniej już na początku negocjacji.

negocjacje w biznesie

Strategie negocjacyjne

Negocjacje mogą przybierać różne formy w zależności od przyjętej strategii. Kluczowym elementem negocjacji jest tzw. zakotwiczenie negocjacyjne (ang. anchor), które polega na wyjściu z inicjalną ofertą. Decyzja, czy to Ty powinieneś wyjść z ofertą jako pierwszy, zależy od posiadanych informacji i kontekstu sytuacji.

Zakotwiczenie negocjacyjne

  • Opis: Pierwsza strona, która wychodzi z agresywną ofertą, często wpływa na cały przebieg negocjacji, zwiększając swoje szanse na uzyskanie korzystniejszej umowy.
  • Przykład: Jeśli Twoja strona zaczyna od oferty 89 tysięcy, a przeciwna strona miała zamiar zacząć od 62 tysięcy, istnieje szansa, że finalna oferta będzie bliższa Twojej propozycji, np. 68 lub 71 tysięcy.

Ignorowanie kotwicy

  • Opis: Zignorowanie pierwszej oferty przeciwnika i przejęcie inicjatywy w dyskusji. Nie oznacza to ignorowania samego negocjatora, ale przeniesienie rozmowy na inne tematy merytoryczne.
  • Przykład: „Słysząc państwa ofertę, widzę, że być może patrzymy na tę sprawę w bardzo inny sposób. Proponuję, abyśmy wspólnie spojrzeli na cele, do których dążymy i przedyskutowali…”

Oddzielenie informacji od technik wpływu

  • Opis: Skupienie się na merytorycznych informacjach zawartych w ofercie, oddzielając je od elementów języka wpływu, które mogą manipulować zachowaniem negocjatora.
  • Przykład: „Jak Pani wie, współpracujemy także z kilkoma firmami z Państwa branży. Przeprowadziliśmy z nimi bardzo konkretne rozmowy. Dlatego spodziewamy się, że Państwo obniżycie swoją inicjalną ofertę o 700 tysięcy.” To zdanie nie zawiera konkretnych informacji, a jedynie służy osłabieniu Twojej pozycji negocjacyjnej.

Unikanie skupienia się na kotwicy drugiej strony

  • Opis: Unikanie zbytniego skupienia się na agresywnej ofercie drugiej strony. Zamiast tego, należy przenieść uwagę na inne elementy negocjacji, aby osłabić wpływ kotwicy.
  • Przykład: Po wyrażeniu zdziwienia agresywną ofertą, należy szybko przerzucić uwagę na inne, bardziej merytoryczne aspekty.

Przedstawienie agresywnej kontroferty

  • Opis: Jeśli nie jest możliwe zignorowanie agresywnej oferty, można odpowiedzieć równie agresywną kontrofertą, a następnie zaproponować wspólną pracę nad obszarem negocjacyjnym.
  • Przykład: „Cóż, patrząc na Państwa ofertę, która – nie ukrywam – bardzo nas zaskoczyła, sądzimy, że przed nami jest jeszcze sporo wspólnego wysiłku. Z naszej perspektywy patrząc, poziom sumy kontraktowej znajduje się gdzieś około X tysięcy (Twoja „kotwica” – kontroferta).”

Danie czasu na zmodyfikowanie oferty bez utraty twarzy

  • Opis: Jeśli oferta drugiej strony jest ekstremalnie agresywna, można dać im czas na przemyślenie i modyfikację oferty w sposób, który pozwoli im zachować twarz.
  • Przykład: „Rozumiem, że obecny poziom oferty nie pozwala nam na rozpoczęcie negocjacji. Proponuję, abyśmy zrobili przerwę na ponowne przemyślenie sytuacji i wrócili do rozmów, gdy będą Państwo gotowi.”

    Na naszych zajęciach uczymy, jak wybrać odpowiednią strategię i ćwiczymy wszystkie podejścia, aby poprawić skuteczność negocjacji. Przygotowujemy scenki, badamy różne aspekty i fazy negocjacji, aby jak najlepiej Cię przygotować. Mimo że każde negocjacje są inne, praktyka czyni mistrza. 

    Kluczowe techniki i strategie negocjacyjne w pigułce

    1. Przygotowanie i planowanie
      • Zrozumienie swoich celów i interesów.
      • Analiza interesów drugiej strony.
      • Przygotowanie alternatywnych scenariuszy (BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement).
    2. Aktywne słuchanie
      • Uważne słuchanie argumentów drugiej strony.
      • Powtarzanie i parafrazowanie wypowiedzi, aby upewnić się, że zostały dobrze zrozumiane.
      • Zadawanie pytań otwartych, które pomagają zgłębić stanowisko drugiej strony.
    3. Budowanie relacji
      • Utrzymywanie pozytywnej atmosfery podczas negocjacji.
      • Okazywanie szacunku i zrozumienia dla drugiej strony.
      • Unikanie personalnych ataków i koncentrowanie się na problemach.
    4. Zarządzanie emocjami
      • Kontrola własnych emocji i unikanie prowokacji.
      • Rozpoznawanie emocji drugiej strony i odpowiednie reagowanie.
      • Używanie technik relaksacyjnych, aby zachować spokój i skupienie.
    5. Zastosowanie obiektywnych kryteriów
      • Odwoływanie się do obiektywnych standardów, takich jak wartość rynkowa, prawo, normy branżowe.
      • Ustalanie kryteriów, które będą akceptowane przez obie strony jako sprawiedliwe i rozsądne.
    6. Propozycje i kompromisy
      • Przygotowanie różnych propozycji rozwiązania problemu.
      • Gotowość do kompromisów, które zabezpieczają kluczowe interesy obu stron.
      • Unikanie ustępstw, które mogą naruszać podstawowe interesy.
    7. Przełamywanie impasu
      • Zastosowanie technik kreatywnego myślenia, aby znaleźć nowe rozwiązania.
      • Wprowadzenie trzeciej strony jako mediatora lub arbitra.
      • Oferowanie alternatywnych rozwiązań, które mogą być bardziej akceptowalne dla drugiej strony.

    Mądre podejście do negocjacji kluczem do sukcesu

    Temat negocjacji jest obszerny i bez względu na ilość przeczytanych poradników, jakie przeczytasz, bez ćwiczeń, nie poprawisz swoich wyników i nie nauczysz się taktyk negocjacyjnych. Warto zainwestować w dobre szkolenie z negocjacji. Powyższy artykuł jest jednak dobrym punktem wyjścia, aby poprawić swoje wyniki już teraz. 

    A jeśli zależy Ci na osiąganiu spektakularnych sukcesów, zapraszamy na nasz warsztat „Zawodowe Negocjacje” prowadzony przez profesjonalnego negocjatora: Krzysztofa Sarneckiego. To praktyk z ponad 20-letnim doświadczeniem, który zaserwuje Ci konkretną dawkę wiedzy i przećwiczy ją z Tobą lub Twoim zespołem.

    Bez względu na to, jaką drogę obierzesz, życzymy Ci udanych negocjacji! 

    Autor: Katarzyna Ciesielska