Negocjacje twarde, miękkie, czy mieszane? Czym negocjacje w biznesie mogą tworzyć dobre relacje, czy też negocjatorzy zawsze są dla siebie przeciwnikami? Jak nie generować konfliktów, ale długotrwałe partnerstwa oparte na zaufaniu? Poznaj 3 typy negocjacji i zobacz, że dojście do porozumienia bez manipulacji, za to w duchu win-win naprawdę jest możliwe.
Czym są negocjacje?
Negocjacje to proces komunikacyjny, w którym dwie lub więcej stron stara się osiągnąć porozumienie, zabezpieczające interesy wszystkich zaangażowanych. W trakcie negocjacji niektóre interesy mogą być wspólne, a inne sprzeczne (konflikt interesów). Często ma z nimi do czynienia dział handlowy, ale nie tylko.
Podczas prowadzenia negocjacji biznesowych, uczestnicy muszą nie tylko dbać o ochronę własnych interesów, ale również budować zaufanie i współpracę z partnerami, co jest kluczowe dla przyszłych interakcji.
Skuteczne negocjacje wymagają gruntownego przygotowania, zrozumienia własnych celów i motywacji, a także zdolności do rozpoznania i zaspokojenia potrzeb drugiej strony. To, jak negocjujesz, może znacząco wpłynąć na postrzeganie całej Twojej firmy.
Negocjacje twarde
Negocjacje twarde to styl, który traktuje negocjacje jako pole bitwy, gdzie jedna strona musi wygrać, a druga przegrać. To też przeciwieństwo negocjacji miękkich.
Ten styl opiera się na atakowaniu drugiej strony, wymuszaniu ustępstw i obronie własnych interesów za wszelką cenę. Twardzi negocjatorzy często używają takich technik jak blefowanie, wyznaczanie sztywnych terminów czy zastraszanie partnera negocjacyjnego.
Przykład: Wyobraź sobie sytuację, w której negocjujesz warunki dużego kontraktu z dostawcą. Decydujesz się na twardy styl negocjacji.
Zaczynasz od postawienia bardzo niskiej oferty cenowej i informujesz dostawcę, że masz alternatywnych dostawców gotowych dostarczyć ten sam produkt za niższą cenę (blefowanie).
Następnie stawiasz ultimatum: albo zaakceptują Twoje warunki do końca tygodnia, albo wycofujesz się z negocjacji (sztywny termin). Twój dostawca, obawiając się utraty kontraktu, ulega presji i zgadza się na Twoje warunki. Zagrywka się udała.
Czy każda ze stron może sobie jednak uścisnąć dłoń z poczuciem zaufania? Czy Ty możesz spojrzeć sobie w oczy w lustrze?
Negocjacje miękkie
Negocjacje miękkie to styl, który unika konfliktów i stawia na budowanie relacji ze stroną przeciwną. Negocjatorzy o miękkim stylu często obawiają się konfrontacji i ewentualnych błędów w przedstawianiu swojego stanowiska.
Pojawia się uległość. Zamiast dążyć do osiągnięcia swojego celu, starają się zaprzyjaźnić z drugą stroną, co może prowadzić do szybkiego ustępowania i zgadzania się na niekorzystne warunki.
Przykład: Pracujesz jako menedżer i musisz negocjować warunki umowy z nowym klientem. Chcąc uniknąć jakiegokolwiek napięcia, zaczynasz negocjacje od wyrażenia zrozumienia dla potrzeb klienta i zapewnienia go o swojej chęci współpracy.
Gdy klient proponuje warunki, które są dla Twojej firmy niekorzystne, nie oponujesz, ponieważ obawiasz się, że odmowa może zniszczyć nowo nawiązane relacje. Zgadzając się na warunki klienta, kończysz negocjacje z umową, która przynosi Twojej firmie minimalne korzyści.
Czy warto było uniknąć konfliktu za wszelką cenę? Czy nie czujesz frustracji?
Negocjacje rzeczowe (mieszane)
„Uprzejmość nie jest oznaką słabości, a własną szczerość zawsze należy udowodnić. Nigdy nie podejmujmy
negocjacji ze strachu. I nigdy nie bójmy się podejmować negocjacji.”
John F. Kenned
Negocjacje mieszane to połączenie stylu twardego i miękkiego, mające na celu osiągnięcie trwałych i korzystnych porozumień. Negocjatorzy stosujący ten styl potrafią być asertywni i bronić swoich interesów, jednocześnie pozostając otwartymi na potrzeby drugiej strony. Odróżniają ludzi od problemu.
Kluczem jest tu równowaga między dążeniem do celu a utrzymaniu relacji. Chodzi o wspólne wypracowanie rozwiązania, skupienie na problemie, na rzeczowości. Poszukiwania rozwiązania dla obu stron staje się wspólnym celem.
Takie prowadzenie negocjacji ma na celu ograniczenie emocjonalnych wybuchów złości, czy frustracji. To nie walka a rozmowa.
Przykład: Negocjujesz warunki umowy z długoterminowym partnerem biznesowym. Zaczynasz od przedstawienia swoich oczekiwań i stanowczo bronisz kluczowych punktów, które są dla Twojej firmy istotne. Jednakże, kiedy partner wyraża swoje obawy i potrzeby, słuchasz uważnie i szukasz rozwiązań, które mogą zaspokoić obie strony.
Na przykład, proponujesz elastyczne terminy płatności w zamian za korzystniejsze ceny. Dzięki temu obie strony osiągają porozumienie, które jest satysfakcjonujące i możliwe do realizacji.
Czy nie odchodzisz od stołu z poczuciem satysfakcji i pewnością, że w przyszłości dalej będziecie mogli porozmawiać?
Wnioski
Trzy różne style, a każdy styl ma swoje zalety i wady. Twardy styl może prowadzić do szybkich, ale krótkotrwałych zwycięstw, podczas gdy miękki styl sprzyja budowaniu relacji, lecz kosztem skuteczności.
Styl mieszany łączy najlepsze cechy obu podejść, pozwalając na osiągnięcie trwałych i obopólnie korzystnych porozumień. Opiera się na rzeczowych kryteriach, realnych problemach i potrzebach.
Jeśli chcesz budować mosty, zamiast je palić, naucz się nie tylko odpowiednio zachowywać w trakcie negocjacji, ale również mądrze do nich przygotowywać.
Proces negocjacji zaczyna się wcześniej, niż wiele osób myśli. Jeśli będziesz o tym pamiętać, łatwiej Ci będzie powstrzymać nerwy i podejść twardo do problemu… ale miękko do osoby, która zasiada po drugiej stronie stołu.
Jak to zrobić? Na początku warto zrozumieć, z kim masz do czynienia.
Poznaj osobowości negocjatora
Żeby odpowiednio dobrać techniki negocjacji i nie dać się wytrącić z równowagi, dobrze zrozumieć, z kim się ma do czynienia. Doświadczeni negocjatorzy potrafią rozpoznać osobowości uczestników negocjacji. To do nich dostosowują własne podejście, nie polegają na samej intuicji.
Każda osobowość wymaga innego podejścia i strategii, aby negocjacje zakończyły się sukcesem.
Oto cztery typy osobowości negocjatorów: Lwa, Kobry, Ślimaka i Psa. Każdy z tych typów ma swoje unikalne cechy, zalety oraz sposoby, jakimi należy się z nimi obchodzić, aby osiągnąć zamierzony cel.
Lew
Jak go rozpoznać? Lew to negocjator pewny siebie, mówi dużo i głośno, często przyjmuje ton protekcjonalny. Dąży do zwycięstwa, jest bardzo asertywny i nie krępuje się wyrażać swoich opinii. Lew jest czuły na punkcie prestiżu, statusu i własnej pozycji. W wersji autorytarnej nie cierpi sprzeciwu, a w wersji pobłażliwej poucza tonem pedagoga.
Zalety: Lew jest przejrzysty w swoich działaniach, rzadko knuje i zwodzi. Jego ruchy są przewidywalne, co ułatwia planowanie własnych kroków. Lew szybko podejmuje decyzje.
Jak z nim postępować? Po pierwsze, nie bój się Lwa. Wielu handlowców odczuwa fizyczny strach przed taką „rozpędzoną lokomotywą” i przegrywa, pozwalając się zdominować. Pamiętaj, że nie rozmawiasz z szefem mafii – najgorsze, co może się stać, to nieudane przekonanie Lwa do swoich racji, co i tak nie będzie miało większego znaczenia za kilka lat.
Daj mu się wyszumieć i zaprezentować swoją siłę. Przekonaj go, że nie kwestionujesz jego pozycji. Pamiętaj jednak, aby nie być zbyt miękkim – Lew szanuje tylko godnych przeciwników.
Przykład: Podczas negocjacji z szefem dużej korporacji, który jest typowym Lwem, pozwól mu dominować w rozmowie na początku. Daj mu odczuć, że doceniasz jego pozycję i siłę. Gdy już poczuje się pewnie, twardo przedstaw swoje racje, pokazując, że jesteś godnym przeciwnikiem. Dzięki temu zyskasz jego szacunek i większą szansę na osiągnięcie korzystnych warunków.
Kobra
Jak ją rozpoznać? Kobra to klient podchodzący z dystansem, bez emocji, konkretny, logiczny i chłodno analizujący sytuację. Operuje liczbami i konkretnymi pojęciami, kontroluje swoją twarz, gesty i słowa. Szybko myśli i wychwytuje wszystkie potknięcia i słabe punkty. Może wydawać się obojętny i znudzony, ale to tylko pozory – kobra jest zawsze czujna.
Zalety: Kobra jest inteligentna i szybko działa. Jeśli masz rozsądną propozycję i wypadniesz profesjonalnie, szybko dobijecie targu. Kobra rzadko ulega emocjom, co czyni ją stabilnym partnerem do negocjacji.
Jak z nią postępować? Unikaj ucieczki w paplaninę, gdy kobra milczy. Zamiast tego, otwórz ją aktywnym słuchaniem i zaskocz inteligentnym dowcipem. Mów precyzyjnie i w oparciu o konkrety. Rozwiej jej nieufność, pokazując, że nie masz zamiaru jej oszukać.
Przykład: Negocjując z finansowym analitykiem, który jest typową Kobrą, przygotuj się na rozmowę pełną konkretów i liczb. Unikaj zbędnych komplementów i bądź szczery. Przykład? „Pewnie zastanawia się Pan, czemu wspomniałem o tej kwestii. Pozwól, że wyjaśnię…” – takie podejście pomoże ci zdobyć zaufanie Kobry i przyspieszy negocjacje.
Ślimak
Jak go rozpoznać? Ślimak to klient bojaźliwy, sama twoja obecność wywołuje w nim obawę. Boi się pytań i podjęcia decyzji. Jest małomówny, ale często miły i ciepły. Ma trudności w nawiązywaniu kontaktów.
Zalety: Ślimak jest trudnym klientem, ale nie agresywnym. Jeśli uda ci się go otworzyć, staje się lojalnym partnerem. Praca z nim może być bardzo satysfakcjonująca.
Jak z nim postępować? Wzbudź w nim poczucie własnej wartości i bezpieczeństwa. Utrzymuj miłą atmosferę rozmowy, bądź cierpliwy i tłumacz wszystko dokładnie. Zapewniaj go o słuszności wyboru, aby zyskać jego zaufanie.
Przykład: Podczas prezentacji nowego produktu dla małej firmy, której właściciel jest Ślimakiem, skup się na budowaniu relacji i wzmacnianiu jego poczucia bezpieczeństwa. Powtarzaj, że wielu klientów już zdecydowało się na twoje rozwiązanie, co pomoże mu podjąć decyzję.
Pies
Jak go rozpoznać? Pies to klient przyjaźnie nastawiony do otoczenia, otwarty i ufny. Jest rozmowny, optymistycznie nastawiony do współpracy i traktuje negocjacje jako równoprawne partnerstwo.
Zalety: Pies skupia w sobie zalety pozostałych typów, jest przystępny, grzeczny i łatwo nawiązuje kontakt. Lubi współpracę i jest skłonny do spontanicznych decyzji.
Jak z nim postępować? Praca z Psem wymaga zaangażowanej rozmowy, aktywnego słuchania i pełnej prezentacji korzyści z produktu. Wzbudź w nim entuzjazm i wykorzystaj jego gotowość do współpracy. Unikaj przerywania, stosuj pytania zamknięte, aby zatrzymać rozgadanego klienta.
Przykład: Podczas negocjacji z właścicielem sklepu, który jest typowym Psem, poświęć czas na pełną prezentację produktu, podkreślając jego korzyści z humorem i uprzejmością. Zadawaj pytania, które wymagają odpowiedzi twierdzącej, aby skierować rozmowę na właściwe tory.
Rozpoznanie osobowości negocjatora jest kluczem do skutecznej strategii negocjacyjnej. Wiedza o tym, z kim mamy do czynienia, pozwala dostosować podejście i techniki, co zwiększa szanse na osiągnięcie korzystnych i trwałych porozumień.
Podsumowanie
Negocjacje twarde, skupiające się na wygranej za wszelką cenę, mogą prowadzić do antagonizmu i długoterminowej utraty współpracy. Z kolei negocjacje miękkie, choć promują dobre relacje, często prowadzą do nadmiernych ustępstw i poczucia niesprawiedliwości.
Polecamy Ci: wybierz styl mieszany, który wyróżnia się twardym podejściem do problemu, ale miękkim do człowieka. Takie podejście powinno pozytywnie wpłynąć na rozmówcę i na Ciebie.
Ważnym elementem skutecznych negocjacji jest zrozumienie i określenie własnej BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).
BATNA to najlepsza alternatywa, jaką możesz osiągnąć, jeśli negocjacje zakończą się niepowodzeniem. Określenie BATNA daje pewność siebie i siłę w negocjacjach, ponieważ wiesz, jakie są Twoje granice i co możesz uzyskać poza stołem negocjacyjnym.
Pomoże Ci to w opanowaniu emocji. Równie istotna jest komunikacja nieantagonizująca, która minimalizuje szanse na generowanie negatywnych emocji.
Brzmi skomplikowanie? Na początku takie właśnie jest, dlatego zachęcamy Cię gorąco do wzięcia udziału w profesjonalnych szkoleniach. Jeśli zależy Ci na praktyce, zapisz się na warsztaty: Zawodowe Negocjacje.
Autorka: Katarzyna Ciesielska