Jak efektywnie planować? Zarządzanie czasem w pigułce

Zarządzanie czasem, cJak osiągać więcej w mniej? Jak wyznaczyć priorytety i mądrze korzystać z technik zarządzania czasem? Poznaj sprawdzone metody i techniki i popraw jakość pracy – swoją oraz zespołu. Stwórz plan działania, który rzeczywiście wykonasz.

Efektywne zarządzanie czasem – o co chodzi?

Zarządzanie czasem to pojęcie, które odnosi się do sposobu, w jaki organizujemy, planujemy i kontrolujemy czas przeznaczony na różne aktywności.
Warto zauważyć, że tak naprawdę nie zarządzamy samym czasem, lecz sobą w czasie. Czas jest stały i niezmienny – każda doba ma 24 godziny, a tygodnie, miesiące i lata płyną w ustalonym rytmie.
To, co rzeczywiście możemy kontrolować, to sposób, w jaki wykorzystujemy dostępny nam czas.

Dlaczego warto poznać zasady zarządzania sobą w czasie?

• Mniej nagłych, nieprzewidzianych sytuacji: Dobre zarządzanie czasem pozwala przewidzieć i przygotować się na ewentualne przeszkody.
• Mniej strat czasu, pieniędzy i okazji: Efektywne planowanie i organizacja pozwalają unikać marnowania zasobów.
• Większa koncentracja i lepsze skupienie na priorytetach: Wiedza o tym, co jest najważniejsze, pozwala skoncentrować się na kluczowych zadaniach.
• Większa efektywność, wydajność i kreatywność: Lepsza organizacja pracy przekłada się na wyższą produktywność i więcej innowacyjnych pomysłów. Pomaga również zapobiegać zjawisku quiet quitting.
• Równowaga w różnych sferach życia i wewnętrzny spokój: Skuteczne zarządzanie czasem pomaga zachować harmonię między życiem zawodowym a prywatnym, co prowadzi do zmniejszenia poziomu stresu i większego zadowolenia.

Metody zarządzania sobą w czasie

Na początek ustalmy jedno: multitasking to kłamstwo. W rzeczywistości żaden mózg nie potrafi skupiać się na wielu rzeczach naraz; jedyne, co potrafi, to przeskakiwać pomiędzy nimi (podobnie jak Ty przeskakujesz z jednej karty w wyszukiwarce na drugą). W konsekwencji takie działanie prowadzi nie tylko do przemęczenia, ale i do obniżenia jakości pracy. Skup się na jednym zadaniu na raz, a osiągniesz o wiele lepsze rezultaty.

Na szczęście zarządzanie czasem to umiejętność, której możesz się nauczyć. Poniżej przedstawiamy kilka sprawdzonych metod, które warto przetestować.

Metoda SMART

Metoda SMART to technika wyznaczania celów, która pomaga w precyzyjnym określaniu i realizacji zadań. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter pięciu kryteriów, które powinny spełniać dobrze sformułowane cele: Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Relevant (istotny) i Time-bound (określony w czasie).
Metoda SMART została po raz pierwszy przedstawiona w 1981 roku przez George’a T. Dorana w artykule opublikowanym w „Management Review”.

Doran zauważył, że wiele osób ma trudności z efektywnym wyznaczaniem celów i zaproponował prostą, ale skuteczną ramę, która pomaga w tworzeniu konkretnych i realistycznych celów.

Jak stosować metodę SMART?

Specific (Konkretny):

Cel powinien być jasno i precyzyjnie określony. Unikaj ogólników i postaraj się, aby każdy cel był możliwie najbardziej szczegółowy.
Przykład: Zamiast mówić „Chcę poprawić swoje umiejętności zawodowe”, powiedz „Chcę ukończyć kurs zaawansowanej analizy danych online”.

Measurable (Mierzalny):

Cel musi być mierzalny, aby można było śledzić postępy i ocenić, czy został osiągnięty. Zastanów się, jakie kryteria pozwolą ci zmierzyć sukces.
Przykład: „Chcę ukończyć kurs zaawansowanej analizy danych i uzyskać certyfikat z wynikiem co najmniej 85%.”

Achievable (Osiągalny):

Cel powinien być realistyczny i możliwy do osiągnięcia, biorąc pod uwagę dostępne zasoby i ograniczenia. Upewnij się, że cel jest ambitny, ale osiągalny.
Przykład: „Chcę ukończyć kurs zaawansowanej analizy danych w ciągu najbliższych trzech miesięcy, poświęcając na naukę dwie godziny tygodniowo.”

Relevant (Istotny):

Cel musi być istotny i mieć znaczenie dla ciebie lub twojej organizacji. Powinien być zgodny z twoimi długoterminowymi celami i wartościami.
Przykład: „Chcę ukończyć kurs zaawansowanej analizy danych, ponieważ ta umiejętność jest kluczowa dla mojego awansu na stanowisko analityka w mojej firmie.”

Time-bound (Określony w czasie):

Cel powinien mieć jasno określony termin realizacji, co pomaga w utrzymaniu motywacji i koncentracji.
Przykład: „Chcę ukończyć kurs zaawansowanej analizy danych do 30 września tego roku.”

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera, znana również jako macierz pilności i ważności (lub pilne i ważne), to narzędzie do zarządzania czasem i priorytetami, które pomaga w organizacji zadań w oparciu o ich pilność i ważność.

Została nazwana na cześć Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych, który był znany z efektywnego zarządzania swoim czasem.
Dwight D. Eisenhower, będąc zarówno generałem wojskowym, jak i prezydentem, często musiał podejmować decyzje dotyczące priorytetów zadań.

Zauważył, że dane zadanie można umieścić w jednej z czterech kategorii w zależności od jego ważności i pilności. Ta obserwacja stała się podstawą do stworzenia macierzy.
Macierz Eisenhowera dzieli zadania na cztery kwadranty:

Ważne i pilne (Zrób to teraz):


Zadania w tym kwadrancie są zarówno ważne, jak i pilne, wymagają natychmiastowej uwagi. Są to często działania kryzysowe lub ostateczne terminy.
Przykład: „Rozwiązywanie nagłych problemów technicznych, które zatrzymały produkcję.”

Ważne, ale nie pilne (Zaplanuj na później):


Te zadania są kluczowe dla osiągnięcia długoterminowych celów, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Ważne jest, aby zaplanować czas na ich realizację.
Przykład: „Przygotowanie raportu rocznego, który jest wymagany za miesiąc.”

Pilne, ale nie ważne (Deleguj):


Zadania w tym kwadrancie są pilne, ale nie mają dużego znaczenia dla długoterminowych celów. Często są to zadania, które można delegować innym.
Przykład: „Odpowiadanie na rutynowe maile, które mogą być obsłużone przez asystenta.”

Nie ważne i nie pilne (Ogranicz lub wyeliminuj):


Te zadania nie są ani ważne, ani pilne i często stanowią jedynie rozpraszacze. Należy starać się je zminimalizować lub całkowicie wyeliminować.
Przykład: „Przeglądanie mediów społecznościowych bez konkretnego celu.”

Jak stworzyć własną Macierz Eisenhowera?

• Zidentyfikuj zadania: Sporządź listę wszystkich zadań, które musisz wykonać.
• Skategoryzuj zadania: Przyporządkuj każde zadanie do jednego z czterech kwadrantów w zależności od jego pilności i ważności.
• Podejmij działania: Postępuj zgodnie z zaleceniami dla każdego kwadrantu: zrób to teraz, zaplanuj na później, deleguj lub wyeliminuj.
• Regularnie przeglądaj: Regularnie przeglądaj swoją macierz, aby upewnić się, że priorytety są aktualne i odpowiednio zarządzane.

Planowanie zadań w ten sposób pomoże Ci osiągnąć zamierzone cele i zyskać poczucie kontroli. Jest to metoda, z której sami chętnie korzystamy i uczymy jej m.in. podczas programu „Skuteczny Menedżer – warsztat online„.

Metoda 60-20-20

Metoda 60-20-20 to metoda zarządzania czasem, która pomaga efektywnie rozplanować dzień, uwzględniając zarówno zaplanowane, jak i nieprzewidziane wydarzenia oraz spontaniczne działania. Zarządzanie czasem pracy menedżerów powinno uwzględniać te elementy.

Ta metoda pozwala na stworzenie harmonogramu, który jest elastyczny i realistyczny, jednocześnie zapewniając czas na realizację ważnych zadań, jak i chwilę dla siebie.

Metoda 60-20-20 opiera się na podziale dnia na trzy główne części:

1. 60% czasu na rzeczy zaplanowane:
   
   • Zaplanowane zadania: To czas przeznaczony na kluczowe obowiązki i zadania, które są wcześniej zaplanowane i mają określone terminy. W tym czasie skupiasz się na najważniejszych celach i projektach.
   • Przykład: Jeśli Twój dzień pracy trwa 8 godzin, 60% to około 5 godzin na wykonywanie zaplanowanych zadań, takich jak spotkania, raporty czy projekty.
2. 20% czasu na rzeczy niezaplanowane:
   
   • Bufor na nieprzewidziane wydarzenia: To czas zarezerwowany na nieoczekiwane sytuacje, które mogą się pojawić w ciągu dnia. Dzięki temu masz margines na nagłe sprawy, bez zakłócania planu dnia.
   • Przykład: 20% z 8-godzinnego dnia pracy to około 1,5 godziny, którą możesz wykorzystać na pilne telefony, e-maile, czy niespodziewane zadania.
3. 20% czasu na rzeczy spontaniczne:
   
   • Spontaniczne działania: To czas, który pozwala na elastyczność i spontaniczność w ciągu dnia. Może to być chwila na kawę, krótki spacer, rozmowa z kolegą z pracy lub realizacja nagłego pomysłu.
   • Przykład: Kolejne 1,5 godziny z 8-godzinnego dnia pracy to czas na regenerację, odprężenie i spontaniczne działania, które mogą przynieść świeże spojrzenie i nowe pomysły.

Dlaczego warto stosować Metodę 60-20-20?

1. Elastyczność: Metoda 60-20-20 pozwala na elastyczne zarządzanie czasem, uwzględniając zarówno zaplanowane zadania, jak i nagłe sytuacje oraz czas na odpoczynek.
2. Redukcja stresu: Rezerwując czas na nieprzewidziane wydarzenia, minimalizujesz stres związany z nagłymi zmianami w harmonogramie.
3. Zwiększona produktywność: Skupiając się na zaplanowanych zadaniach przez większość dnia, możesz efektywnie realizować swoje cele i projekty.
4. Lepsza równowaga: Metoda ta zapewnia również czas na spontaniczne działania, co pomaga w utrzymaniu równowagi między pracą a życiem osobistym.

Jak wdrożyć Metodę 60-20-20?

1. Zaplanuj swój dzień: Określ kluczowe zadania i priorytety, które muszą być wykonane.
2. Utwórz bufory czasowe: Zarezerwuj 20% czasu na nieprzewidziane wydarzenia, aby nie zakłóciły one Twojego planu.
3. Bądź spontaniczny: Pamiętaj o czasie na spontaniczność i regenerację, co pomoże Ci zachować świeżość i motywację przez cały dzień.
4. Monitoruj i dostosuj: Regularnie oceniaj swój harmonogram i dostosowuj go, aby lepiej odpowiadał Twoim potrzebom i stylowi pracy.

Zasada Pareto (80/20)

Zasada Pareto mówi, że 20% działań przynosi 80% rezultatów. Skupienie się na tych kluczowych zadaniach, które przynoszą największe efekty, pozwala znacząco zwiększyć produktywność i efektywność. W praktyce oznacza to identyfikację najważniejszych zadań i poświęcanie im największej uwagi, eliminując lub delegując mniej istotne obowiązki.

Narzędzia i aplikacje wspomagające planowanie

1. Cyfrowe kalendarze: Google Calendar, Microsoft Outlook – umożliwiają synchronizację zadań i spotkań, przypomnienia oraz współdzielenie kalendarzy z zespołem.
2. Aplikacje do zarządzania zadaniami: Trello, Asana, Todoist – pomagają w organizacji pracy, priorytetyzacji zadań i śledzeniu postępów.
3. Technologie wspomagające produktywność: Pomodoro Technique z aplikacjami takimi jak Focus Booster – dzielenie pracy na 25-minutowe segmenty z krótkimi przerwami pomaga zwiększyć koncentrację i efektywność.

Efektywne planowanie czasu to nie tylko korzyść dla jednostki, ale także dla całej organizacji. Poprzez stosowanie odpowiednich technik i narzędzi możesz znacząco zwiększyć produktywność, zminimalizować stres i osiągnąć lepsze wyniki w krótszym czasie. 

Umiejętne planowanie czasu a delegowanie 

Delegowanie jest jednym z najważniejszych narzędzi w arsenale każdego menedżera (podobnie wiedza jak motywować pracowników). Jest to proces powierzania zadań i odpowiedzialności innym członkom zespołu, co pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów organizacji oraz rozwój pracowników.

Delegowanie zadań ma kilka kluczowych celów:

1. Zarządzanie czasem: Powierzanie zadań innym osobom pozwala menedżerowi skupić się na strategicznych aspektach zarządzania i kluczowych decyzjach, które wymagają jego uwagi.
2. Motywacja pracowników: Pracownicy, którym powierza się odpowiedzialność, czują się bardziej docenieni i zmotywowani. Jak zauważa Maslow w swojej teorii potrzeb, każdy z nas ma potrzebę bycia akceptowanym i docenionym. Brak delegowania może być interpretowany jako brak zaufania ze strony menedżera .
3. Rozwój kompetencji: Powierzenie bardziej skomplikowanych zadań umożliwia pracownikom rozwijanie nowych umiejętności i zdobywanie doświadczenia, co jest kluczowe dla ich rozwoju zawodowego.

Jak umiejętnie delegować zadania, aby zwiększyć efektywność zespołu?

Skuteczne delegowanie zadań to nie tylko przydzielanie obowiązków. To także odpowiednie zarządzanie relacjami i oczekiwaniami w zespole. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych zasad, które pomogą w efektywnym delegowaniu:

1. Poznaj swoich pracowników: Zanim zdecydujesz się powierzyć zadanie, upewnij się, że znasz mocne strony, umiejętności i poziom doświadczenia swoich pracowników. Delegowanie powinno być dostosowane do ich możliwości i poziomu trudności zadania ​
   
2. Jasne oczekiwania: Precyzyjnie określ, czego oczekujesz od pracownika. Poinformuj go o celu zadania, kryteriach sukcesu oraz o tym, w jaki sposób będziesz monitorować postępy. Unikaj poleceń, które mogą być demotywujące, np. „Zrób to szybko i nie zepsuj niczego” .
   
3. Wsparcie i szkolenie: Zapewnij pracownikom odpowiednie wsparcie i zasoby, które pomogą im w realizacji zadania. Jeśli zadanie jest złożone, może być konieczne zapewnienie dodatkowego szkolenia lub instruktażu .
   
4. Poziomy delegowania: Delegowanie można realizować na różnych poziomach, od prostych zadań po te bardziej złożone. Wyróżniamy sześć poziomów delegowania, które różnicują sposób powierzania zadań w zależności od ich trudności i możliwości osoby, której zadanie jest powierzone​​.
   
5. Feedback i uznanie: Regularnie monitoruj postępy pracownika i udzielaj konstruktywnego feedbacku. Uznawaj wysiłek i osiągnięcia, co dodatkowo motywuje pracowników i buduje ich zaangażowanie.
   

Zacznij planować swój dzień

Nie warto odkładać nauki umiejętnego zarządzania sobą w czasie. Nawet jeśli Ci się wydaje, że sama nauka zajmie… czas, to zwróci Ci się on z zadatkiem.  Dzięki odpowiednim technikom, narzędziom i nawykom poprawisz wyniki swojej organizacji i polepszysz jakość życia. Inwestuj w siebie, podstawowe kompetencje i kompetencje przyszłości. To się opłaci!

Autor: Katarzyna Ciesielska