Jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną, żeby naprawdę sprawdzić kandydata? Rozmowa kwalifikacyjna to kluczowy moment w procesie zatrudniania, który może zadecydować o przyszłym sukcesie całej organizacji. Dobrze przeprowadzona rozmowa nie tylko pozwala na ocenę umiejętności kandydata, ale także buduje pozytywny wizerunek firmy. Jak więc przeprowadzić ją mądrze i skutecznie?
Jak przygotować pytania na rozmowę rekrutacyjną?
Pytania, które zadajesz kandydatom, są jednym z najważniejszych narzędzi w procesie rekrutacji. Ich jakość i trafność bezpośrednio wpływają na to, jak dobrze zrozumiesz kompetencje, doświadczenie i potencjał przyszłego pracownika.
Jeśli jesteś dyrektorem lub menedżerem i nie masz działu HR, musisz poznać kandydatów osobiście. Jeżeli dopiero zaczynasz jako rekruter i nie masz doświadczenia, pierwsze spotkanie z kandydatem może się okazać stresujące.
Przygotowanie się do rozmowy wymaga czasu i jest niezbędne dla mądrej i skutecznej rozmowy rekrutacyjnej. Nie chcesz w końcu tracić czasu rozmówcy, ani swojego.
Jak to zrobić?
Zrozum dobrze wymagania stanowiska
Zanim zaczniesz tworzyć pytania, dokładnie przeanalizuj wymagania związane z danym stanowiskiem. Zadbaj o to naprawdę kompleksowo, bo potencjalny kandydat szybko zweryfikuje, czy wiesz, o czym mówisz.
Zapoznaj się z opisem pracy i zidentyfikuj najważniejsze umiejętności oraz kompetencje, które będą niezbędne w danej roli.
Czy są to umiejętności techniczne, zdolności interpersonalne, czy może umiejętność zarządzania czasem? Każdy aspekt wymaga odpowiedniego zestawu pytań, aby zweryfikować kandydata.
Alt: koniec rozmowy
Alt: proces rekrutacyjny
Podziel rozmowę na etapy
Dobrze jest podzielić pytania na kilka kategorii, które pomogą Ci objąć wszystkie istotne obszary i przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną w etapach.
- Umiejętności techniczne. Te pytania powinny oceniać konkretne zdolności wymagane na stanowisku, takie jak obsługa oprogramowania, zarządzanie projektami, czy wiedza branżowa. Przykład: „Opowiedz, jak radzisz sobie z implementacją nowych narzędzi w pracy zespołu?”
- Doświadczenie zawodowe: Tutaj sprawdzamy, w jakich firmach i na jakich stanowiskach kandydat pracował wcześniej oraz jakie zadania realizował. Przykład: „Opisz projekt, z którego jesteś najbardziej dumny. Jakie było Twoje zadanie i jakie były wyniki?”
- Umiejętności miękkie: To pytania, które pomagają zrozumieć, jak kandydat radzi sobie w relacjach interpersonalnych, zarządza stresem czy rozwiązuje konflikty. Przykład: „Jak radzisz sobie z krytyką ze strony współpracowników lub klientów? Opowiedz jakąś historię, gdy nie zgadzałe/aś się ze zdaniem kolegi”.
- Kultura organizacyjna i wartości: Pytania, które sprawdzają, czy kandydat dobrze odnajdzie się w Twojej firmie. Przykład: „Jakie są dla Ciebie najważniejsze wartości w miejscu pracy?”.
- Motywacja i cele: Pomagają ocenić, co motywuje kandydata oraz jak widzi swoją przyszłość. Przykład: „Co skłoniło Cię do aplikowania na to stanowisko i jakie są Twoje oczekiwania na najbliższe 2–3 lata?”
Używaj pytań sytuacyjnych i behawioralnych
Pytania te opierają się na zasadzie, że przeszłe zachowanie jest najlepszym wskaźnikiem przyszłego postępowania.
Dlatego warto pytać o konkretne sytuacje z przeszłości, w których kandydat musiał radzić sobie z trudnymi wyzwaniami. To kim chce się być, a kim się JEST, to różnica.
Przykład: „Opowiedz o sytuacji, w której musiałeś podjąć trudną decyzję bez pełnych informacji. Jak sobie z tym poradziłeś?”
Możesz także stosować pytania typu „co by było, gdyby…”, aby zobaczyć, jak kandydat myśli i rozwiązuje problemy. Przykład: „Co byś zrobił, gdybyś zauważył, że projekt, nad którym pracujesz, nie spełnia założonych celów?”.
Przygotuj scenariusz rozmowy pod konkretnego kandydata
Nie ma nic gorszego przy rozmowie o pracę od rekrutera, który nie szanuje rozmówcy. Jeśli na początku rozmowy z kandydatem prosisz o przedstawienie CV, popełniasz duże faux pas. Przecież powinieneś znać już CV kandydata i odnosić się do niego w swoich pytania.
Zapoznaj się z dokumentami aplikacyjnymi, aby stworzyć kilka pytań związanych z doświadczeniem potencjalnego pracownika.
Dzięki temu rozmowa będzie bardziej spersonalizowana, a kandydat poczuje, że interesujesz się jego historią zawodową. Na przykład: „W swoim CV wspominasz o projekcie X, który realizowałeś w firmie Y. Jakie były największe wyzwania związane z tym projektem?”
Zachowaj równowagę między pytaniami technicznymi a miękkimi
Warto pamiętać, że zarówno twarde umiejętności (np. znajomość narzędzi i technologii), jak i umiejętności miękkie (np. komunikacja, współpraca w zespole) są równie ważne. Możesz sprawdzić nasz poradnik dotyczący kompetencji przyszłości.
Upewnij się, że pytania obejmują oba te aspekty, aby uzyskać pełen obraz kandydata.
Pytania o rozwój i uczenie się
Rekruterzy często zaniedbują ten aspekt, a tymczasem ważne jest, aby dowiedzieć się, w jaki sposób kandydat podchodzi do rozwoju osobistego i zawodowego. Podejście danej osoby do tego aspektu jest ważne. Lepiej zatrudnić kogoś z mniejszymi kompetencjami, ale chęcią rozwoju niż osobę z ugruntowaną wiedzą, która nie ma zamiaru się szkolić.
Przykłady pytań: „Jakie umiejętności chciałbyś rozwijać w ciągu najbliższych dwóch lat?” lub „Opowiedz o sytuacji, w której musiałeś nauczyć się czegoś nowego na potrzeby swojej pracy”.
Unikaj pytań szablonowych i niepotrzebnych
Niektóre pytania, takie jak „Gdzie widzisz siebie za 5 lat?” lub „Jaka jest Twoja największa słabość?”, są często postrzegane jako przewidywalne i sztuczne. Zwłaszcza osoby z pokolenia Z uznają Cię za niekompetentnego i marnującego i czas.
Spróbuj podejść do pytań w bardziej kreatywny sposób, aby uzyskać autentyczne odpowiedzi.
Zamiast pytać o słabości, zapytaj: „Opowiedz o projekcie, który nie zakończył się zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Co poszło nie tak i czego się z tego nauczyłeś?”
Zadawaj pytania dotyczące pracy zespołowej
W zależności od stanowiska, ważnym aspektem może być umiejętność pracy w grupie. Przykłady pytań: „Opisz sytuację, kiedy musiałeś współpracować z osobą, z którą nie zgadzałeś się w kwestii podejścia do projektu. Jak udało Ci się znaleźć rozwiązanie?” lub „Jak dbasz o dobrą komunikację w zespole?”
Postaw na elastyczność
Rozmowa rekrutacyjna nie zawsze musi trzymać się ściśle przygotowanego scenariusza. Słuchaj uważnie kandydata i bądź gotów dostosować pytania w zależności od odpowiedzi, jakie otrzymujesz.
To pozwala na bardziej dynamiczną i angażującą rozmowę, a także na lepsze zrozumienie kandydata. Spotkanie rekrutacyjne to przede wszystkim rozmowa: nie wywiad. Służy obu stronom, nie tylko Tobie.
Jak się zachowywać podczas rozmowy rekrutacyjnej?
Twoje zachowanie jako rekrutera lub menedżera ma ogromne znaczenie. Jak już wspomnieliśmy, to czas dla obu stron, nie tylko dla Ciebie. Jeśli podczas rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem pokażesz się od złej strony, ten może nie chcieć podjąć współpracy.
Buduj komfortową atmosferę
To, że trzeba się przywitać, jest oczywiste. Ale czy pamiętasz o rozluźnieniu swojego rozmówcy? Aby przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej trzeba czasu i energii. Jest to też ogromny stres. Otwórz się nieco, aby przebieg spotkania był przyjemniejszy dla obu stron. Zaproponuj coś do picia, uśmiechnij się.
Warto rozpocząć rozmowę kilku neutralnych pytań lub krótkiego przedstawienia firmy, specyfiki stanowiska i zespołu. Jeśli na co dzień preferujecie swobodną atmosferę opartą na zaufaniu (co zalecamy), pokaż to.
Kandydat w bardziej komfortowych warunkach będzie bardziej otwarty i mniej zestresowany.
Uważne słuchanie
Zamiast dominować rozmowę, daj kandydatowi czas na rozwinięcie odpowiedzi. Każda rozmowa to wspólna gra. Jeśli masz już nasz flagowy program Kompendium MBA za sobą, wiesz dobrze, czym jest 5 poziomów słuchania.
To klucz do komunikacji, a co za tym idzie, do zatrudnienia odpowiedniej osoby.
Notuj, ale nie przesadzaj
Robienie notatek jest ważne, aby później móc porównać kandydatów, ale nie przerywaj kontaktu wzrokowego co chwilę, by coś zapisać.
Zbalansuj to, by rozmowa miała naturalny przebieg. Zapisuj najważniejsze informacje i słuchaj.
Zachowanie profesjonalizmu
Unikaj zadawania osobistych pytań, czy zbyt swobodnej atmosfery. Granica czasem jest cienka. Rozmowa powinna być profesjonalna, ale przyjazna.
Pamiętaj, że jesteś reprezentantem swojej firmy. Pokaż jej twarz w odpowiedni sposób.
Nie pytaj dwa razy o to samo
Zadane pytania powinny być przemyślane. Nie pytaj w kółko o to samo – dlatego warto przygotować listę zawczasu.
Daj czas kandydatowi
To część rozmowy, gdzie role się odwracają. Po tym jak zapytasz kandydata o jego oczekiwania, daj mu też czas na dowiedzenie się więcej o Was. Odpowiadaj zgodnie z prawdą, nie obiecuj gruszek na wierzbie, kiedy nie możesz. Jeśli czegoś nie wiesz, bo np. dotyczy to innego działu, przyznaj się do niewiedzy.
Obiecaj, że dopytasz i odpowiesz później mailowo lub SMS-owo.
O co nie może pytać pracodawca?
Istnieje lista pytań, których zadawanie podczas rozmowy rekrutacyjnej jest nie tylko nieetyczne, ale także niezgodne z prawem. Weź je sobie do serca i nie próbuj obchodzić zasad dookoła. To źle świadczy zarówno o Tobie, jak i o całej firmie.
Pracodawca nie może pytać o:
- Stan cywilny i rodzinny: Pytania o to, czy kandydat jest w związku małżeńskim, planuje mieć dzieci, itp., są niezgodne z przepisami o ochronie prywatności. Bez względu na płeć.
- Wiek, pochodzenie, religię czy orientację seksualną: Te kwestie są całkowicie prywatne i nie powinny mieć wpływu na decyzję rekrutacyjną.
- Przekonania polityczne lub przynależność związkową: Rekruter nie ma prawa pytać o takie kwestie, a kandydat nie ma obowiązku ich ujawniać.
- Stan zdrowia: O ile nie wpływa to bezpośrednio na wykonywanie obowiązków na danym stanowisku, pytania o zdrowie czy niepełnosprawność są niedopuszczalne.
Jak poinformować kandydata o negatywnym wyniku rozmowy?
Poinformowanie kandydata o negatywnym wyniku rozmowy to delikatna kwestia, ale kluczowa dla budowania profesjonalnego wizerunku firmy.
Oto kilka zasad, które warto stosować:
- Szybka informacja. Nie zwlekaj. Kandydat czeka na wynik, więc warto dać mu znać najszybciej jak to możliwe. Nieprzekazanie odpowiedzi może negatywnie wpłynąć na reputację firmy.
- Jasny i uprzejmy komunikat. Poinformuj kandydata w bezpośredni, ale uprzejmy sposób.
- Opcjonalna informacja zwrotna. Jeśli to możliwe, zaoferuj kandydatowi krótki feedback. Wskazanie obszarów do poprawy może być cennym wsparciem i sprawi, że Twoja firma zostanie zapamiętana jako profesjonalna i pomocna.
- Zostaw otwarte drzwi na przyszłość. Jeżeli kandydat miał dobre kwalifikacje, ale wybrano kogoś innego, warto wspomnieć, że jego profil może być brany pod uwagę w przyszłych rekrutacjach.
Podsumowanie
Już wiesz, jak poprowadzić rozmowę kwalifikacyjną w odpowiedni sposób. Najważniejsze, o czym powinieneś pamiętać, to to, że po drugiej stronie jest człowiek. Traktuj kandydata tak, jak Ty byś chciał być traktowany, a wszystko pójdzie dobrze.
