Zwolnienie pracownika – jak rozstać się z pracownikiem bez stresu?

Zwolnienie pracownika to zawsze wyzwanie – nie tylko dla osoby, która zostaje zwolniona, ale także dla menedżera lub specjalisty HR, który musi przekazać tę trudną decyzję. Źle przeprowadzony proces zwolnienia może zaszkodzić atmosferze w firmie, wizerunkowi organizacji oraz morale pozostałego zespołu. Jak więc zrobić to dobrze, kiedy decyzja o zwolnieniu już zapadła? W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez ten trudny proces.

Plan naprawczy – zanim zdecydujesz się na zwolnienie

Zanim przejdziemy dalej, zatrzymajmy się na chwilę. Decyzja o zwolnieniu pracownika powinna być ostatecznością. Nim do niej dojdzie, warto podjąć próbę rozwiązania problemów w inny sposób.

Nie wszystkie problemy wynikają z braku kompetencji czy złej woli pracownika. Należy sprawdzić, czy problemy mają swoje źródło w innych czynnikach, takich jak:

• Niejasne oczekiwania – brak zrozumienia co do zakresu obowiązków lub celów, które pracownik powinien realizować. Nie bez powodu mówi się, że ryba… wiesz, jak to dalej idzie. Złe zarządzanie to częsty powód porażek wśród pracowników.
• Nierealne wymagania – ambicja jest w cenie, ale jeśli postawisz pracownikowi cel, którego wykonanie jest bliskie zeru… nie możesz go obwiniać.
• Nadmiar obowiązków – zbyt wiele zadań naraz, nawet tych prostych, uniemożliwia solidną pracę.
• Problemy osobiste – sytuacja życiowa pracownika może wpływać na jego wydajność. Nawet najlepszy specjalista natrafia czasami na przeszkody, które utrudniają funkcjonowanie. Wtedy lepiej pomyśleć o tym, jak pracownikowi ulżyć; może to czas na urlop?
• Niedopasowanie do kultury organizacyjnej – nie każdy odnajduje się w danym stylu pracy czy środowisku. Pozostali członkowie zespołu, bezpośredni przełożony, czy specyficzna atmosfera miejsca pracy. Czasem wystarczy przenieść pracownika do innego oddziału.

Co to jest plan naprawczy?

Znacie powód kłopotów? Czas na działanie. Plan naprawczy to strategia, która pozwala jasno zidentyfikować problemy, przedyskutować je z pracownikiem i zaproponować działania naprawcze.

Celem takiego planu jest poprawa wyników lub postawy pracownika w określonym czasie.

Na przykład, jeśli pracownik ma trudności z organizacją czasu pracy, możesz zaproponować szkolenia z zarządzania czasem lub mentoring. Jeśli problem dotyczy umiejętności technicznych, możliwe są warsztaty lub kursy rozwijające kompetencje przyszłości.

Dlaczego warto spróbować?

Koszty związane z utrzymaniem i rozwinięciem pracownika mogą być dla pracodawcy nawet dwukrotnie niższe niż rekrutacja nowej osoby.

Dodatkowo, gdy wspierasz rozwój pracownika, pokazujesz, że zależy Ci na ludziach, co pozytywnie wpływa na kulturę organizacyjną.

Jak powiedzieć pracownikowi o zwolnieniu – plan rozmowy

Kiedy decyzja jest już nieunikniona, należy poinformować pracownika o zwolnieniu. To trudny moment, więc przygotuj scenariusz rozmowy, w którym jasno przedstawisz cel i przedmiot spotkania, nie uciekając się do długich wstępów.

Pamiętaj, aby przygotować się do rozmowy, analizując wyniki pracy swojego pracownika oraz upewniając się, że przyczyny zwolnienia są zgodne z przepisami prawa pracy.

Musisz być w stanie w jasny sposób zakomunikować, co się dzieje i odpowiedzieć na pytania dotyczące przyczyn zwolnienia oraz dalszych formalności, takich jak okres wypowiedzenia, odprawa czy referencje.

W razie potrzeby przygotuj do wglądu niezbędne dokumenty.

Rozmowa komunikująca zwolnienie powinna dać jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna.

Bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika lub osoba z działu HR, odpowiedzialna za tę trudną rozmowę, musi być gotowa, aby wyjaśnić ogólne powody rozwiązania stosunku pracy.

Brak klarownego przekazu i przejrzystych zasad w skrajnych przypadku mogą doprowadzić do zwrócenia się przez pracownika do sądu pracy.

Nie zapominaj też o możliwości przerwania zatrudnienia za porozumieniem stron.

Podczas wypowiedzenia umowy o pracę w taki sposób, obie strony zostają zwolnione z obowiązku dotrzymania terminów zapisanych w umowie.

Obowiązek pracy zostaje przerwany w uzgodnionym na nowo terminie. Rozwiązanie takie musi zostać zaakceptowane przez zwalnianego, ale to rozwiązanie może nam pomóc, jeśli zachowanie pracownika nie pozwala na dyscyplinarne zwolnienie, ale wpływa bardzo negatywnie na procesy czy atmosferę w zespole.

Poniżej znajdziesz przykładowy scenariusz rozmowy:

1. Otwarcie: Zacznij od wyjaśnienia celu spotkania. Nie unikaj trudnych słów, ale pamiętaj, by mówić w sposób spokojny i opanowany. Możesz powiedzieć: „Chcę porozmawiać o swojej decyzji, która dotyczy naszej dalszej współpracy”.

2. Uzasadnienie: Przedstaw powody zwolnienia, skupiając się na faktach i danych. Unikaj oceny osobowości pracownika – mów o jego wynikach, zachowaniu lub sytuacji biznesowej. Na przykład: „Podjęliśmy tę decyzję ze względu na niespełnienie oczekiwań związanych z realizacją projektów w określonych terminach”.

3. Omówienie formalności: Omów, co nastąpi dalej – np. okres wypowiedzenia, dokładną datę rozwiązania umowy, kwestie odprawy, dostęp do narzędzi firmowych.

Zwróć też uwagę na możliwość skorzystania z programu outplacementowego, o ile Twoja organizacja zapewnia pracownikom wsparcie przy zmianie miejsca pracy.

4. Zakończenie: Wyraź wdzięczność za współpracę i daj przestrzeń na pytania. Pozostaw otwartą furtkę na przyszłość, np. oferując referencje, jeśli to możliwe.

Szacunek przede wszystkim

Bardzo ważne, by taka rozmowa odbyła się w atmosferze szacunku i zrozumienia. Zadbaj, by pracownik nie czuł się przytłoczony czy upokorzony. Daj osobie po drugiej stronie czas na zaznajomienie się ze szczegółami sytuacji i zrozumienie okoliczności, które wpłynęły na decyzję o wypowiedzeniu umowy.

Rozmowa komunikująca zwolnienie z pracy powinna odbyć się twarzą w twarz. Przekazanie informacji o zwolnieniu telefonicznie lub listownie jest nieprofesjonalne i świadczy o braku szacunku do zwalnianego pracownika.

Tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, możemy dopuścić poinformowanie o zwolnieniu telefonicznie.

W trakcie rozmowy staraj się kontrolować przebieg rozmowy i odpowiadać na pytania zwalnianego pracownika w sposób rzeczowy i spokojny. Unikaj jednakowej reguły odczytywanej każdemu pracownikowi. Do takich spotkań należy podchodzić indywidualnie i adekwatnie do sytuacji.

Zwolnienie pracownika – kiedy jest dobry moment na rozmowę?

Wybranie odpowiedniego momentu wpłynie na ograniczenie stresu i zapewni możliwie płynny przebieg rozmowy ze zwalnianym pracownikiem.

Przede wszystkim zadbaj o odpowiednie warunki takiego spotkania. Wybierz ciche i prywatne miejsce, w którym pracownik nie będzie czuł się obserwowany przez współpracowników. To pozwoli mu zachować godność i ułatwi spokojną rozmowę.

Najlepiej przeprowadzić ją w środku tygodnia, np. we wtorek lub środę. Dzięki temu pracownik ma czas na przemyślenie sytuacji i ewentualne podjęcie działań, takich jak rozeznanie się na rynku pracy, aktualizacja CV, kontakt z agencją pracy czy złożenie dokumentów o zasiłek.

Unikaj też piątków – taki moment pozostawia pracownika z poczuciem niepewności przez cały weekend. Z kolei poniedziałek może wprowadzać dodatkowy stres na początku tygodnia pracy.

Dobrym pomysłem jest omijanie okresów szczególnego stresu w firmie, takich jak np. zamknięcie kwartału.

Zwolnienie pracownika – zawsze twarzą w twarz

Powtórzymy się, bo ta uwaga zasługuje na osobny paragraf (dobrze wiemy, że 80% osób czyta tylko nagłówki ;)). Bez względu na sytuację, wykaż się największym szacunkiem dla pracownika, jakim tylko możesz. Nigdy, ale to nigdy nie zwalniaj kogoś z pracy za pomocą czatu czy maila.

Jeśli możesz, umów się na spotkanie osobiście – w biurze. Jeśli pracujecie zdalnie, umów się na rozmowę wideo.

Emocje podczas zwalniania pracownika

Rozmowa o zwolnieniu z pracy wywołuje silne emocje zarówno u menedżera, jak i u pracownika. Aby skutecznie zarządzać emocjami, warto pamiętać o zasadzie „twardo do problemu, miękko do osoby”. Koncentruj się na faktach i jednocześnie okazuj empatię i zrozumienie.

Zarządzanie własnymi emocjami:

• Przygotuj się mentalnie: przed rozmową wykonaj kilka prostych ćwiczeń, które pozwolą Ci się skupić i ukoją nerwy. Przykładem może być prosta technika oddechowa: wdech przez 4 sekundy, zatrzymanie powietrza na 4 sekundy, wydech przez 6 sekund. Powtórz kilka razy.
• Stawiaj na neutralność: nie pozwól, aby Twoje osobiste emocje, takie jak zdenerwowanie czy poczucie winy, wpłynęły na profesjonalizm.
• Kontroluj głos: unikaj podnoszenia głosu, przerywania czy wyrażania zniecierpliwienia.
• Miej w pogotowiu ważne zwroty: przygotuj zdania kluczowe, które pozwolą ci zachować profesjonalną postawę, np. „Rozumiem, że to trudna sytuacja. Chcę, abyśmy mogli otwarcie o tym porozmawiać”.

Stosuj technikę „twardo do problemu, miękko do osoby”: Koncentruj się na faktach i konkretach. Zachowuj empatię w stosunku do pracownika.

Zarządzanie emocjami pracownika:

• Postaw się w pozycji pracownika: nie ciężko przewidzieć, że pracownik może zareagować złością, smutkiem lub nawet milczeniem. Okaż zrozumienie i empatię, np. mówiąc: „To dla ciebie trudna sytuacja. Jeśli będziesz chciał porozmawiać później, jestem do dyspozycji”.
• Pamiętaj o komunikacji nieantagonizującej: rozmowa z pracownikiem powinna skupić się na problemie, a nie na osobie, pomoże to złagodzić napięcie. Wyrażenia takie jak „problem dotyczy wyników projektu” zamiast „nie radziłeś sobie” nie uderzają w człowieka, a w dane i wyniki.
• Pamiętaj, że pracownik też czuje: złość, smutek lub niedowierzanie mogą być naturalnymi reakcjami na wieści o zakończeniu współpracy. Daj pracownikowi czas na wyrażenie emocji i słuchaj aktywnie. Możesz zaproponować dodatkowe wsparcie, np. rozmowę z działem HR lub zewnętrznym konsultantem.

Podsumowanie współpracy – udzielanie i odbieranie feedbacku

Rozstanie z pracownikiem to nie tylko czas na formalności, ale również okazja do wymiany opinii i uwag na temat współpracy. Feedback, zarówno ten udzielany, jak i otrzymywany, może być wartościowym doświadczeniem dla obu stron.

Dzięki konstruktywnemu feedbackowi pracownik może wyciągnąć wnioski na przyszłość, a organizacja może zidentyfikować swoje słabe punkty, takie jak błędy w procesach rekrutacyjnych lub szkoleniowych.

Taka rozmowa pozwala też na zakończenie relacji w sposób dojrzały i profesjonalny, a także na uniknięcie negatywnych opinii o firmie w przyszłości.

Podczas udzielania feedbacku również znów zwróć uwagę na „twardo do problemu, miękko do osoby” :

● Mów konkretnie i rzeczowo. Przykładowo: „Twoja praca nad projektem X była solidna. Zabrakło terminowości w dostarczaniu raportów”.

● Podkreślaj mocne strony pracownika, wskazując jednocześnie obszary do poprawy.

Odbierając feedback, zachęć pracownika do wyrażenia szczerej opinii na temat firmy i procesu rozstania. To nie tylko oznaka szacunku, ale również źródło cennych informacji dla działu HR.

● Zadaj pytania, np. „Czy możesz podzielić się swoimi spostrzeżeniami na temat naszej współpracy?”

● Jeżeli okoliczności na to pozwalają, ustal, czy pracownik widziałby możliwość powrotu do firmy w przyszłości, gdyby pojawiły się odpowiednie warunki.

Rozmowa z pracownikiem o zwolnieniu – czego unikać?

Zwolnienie to proces, w którym błędy mogą kosztować firmę nie tylko reputację, ale także morale pozostałego zespołu. Oto, czego unikać:

• Brak przygotowania – decyzja o zwolnieniu musi być poparta dowodami i argumentami. Niejasne wyjaśnienia tylko pogorszą sytuację.
• Niejasna komunikacja – pracownik musi dokładnie wiedzieć, co go czeka – jakie są jego prawa i obowiązki.
• Niejasne warunki odejścia – nie zostawiaj pracownika z pytaniami bez odpowiedzi. Zadbaj o ludzkie podejście.
• Brak empatii – nawet jeśli pracownik popełnił poważny błąd, należy go traktować z szacunkiem, a w żadnym wypadku nie można lekceważyć reakcji pracownika. Daj mu czas na przetrawienie sytuacji.
• Publiczne zwolnienia – takie działanie jest nieprofesjonalne i pozbawia pracownika poczucia godności.
• Unikanie rozmowy – przekazywanie decyzji za pomocą e-maila lub osoby trzeciej jest nie do przyjęcia.
• Brak komunikacji w zespole – w stosownym czasie poinformuj pozostałych pracowników zespołu o zwolnieniu i zadbaj by przekaz ten charakteryzował się jak największym szacunkiem.

Podsumowanie

Zwolnienie pracownika to zawsze delikatna kwestia, która wymaga odpowiedniego podejścia, przygotowania oraz znajomości przepisów prawa pracy i kodeksu pracy.

I choć zwolnienie pracownika budzi wiele emocji, błędne działania, takie jak rozmowa komunikująca zwolnienie bez przygotowania, brak przestrzegania przepisów prawa pracy czy wręczenie wypowiedzenia w nieodpowiednich warunkach, mogą prowadzić do negatywnych skutków. Pracownik, który poczuje się niesprawiedliwie potraktowany, może skierować sprawę do sądu pracy, co dodatkowo obciąży organizację.

Właściwie przeprowadzona rozmowa zwalniająca powinna zapewnić pracownikowi jasność co do powodów zwolnienia oraz tego, co go czeka w dalszej kolejności. Szanujesz zwalnianego pracownika, gdy dbasz o jego prawo do informacji, oferujesz możliwość zadania pytań i wyrażenia własnych odczuć. Dzięki temu nawet trudna rozmowa może zakończyć się w sposób godny i profesjonalny.