Od czerwca 2025 r. polski Kodeks pracy został zmieniony [1], aby wdrożyć zapisy unijnej Dyrektywy 2023/970 [2] o przejrzystości wynagrodzeń. Brzmi poważnie? Może tak, ale nie ma powodu do paniki. To po prostu zestaw zasad, które – jeśli podejdziesz do nich mądrze – mogą uporządkować temat wynagrodzeń w Twojej firmie i oszczędzić Ci kłopotów w przyszłości.

Przyjrzyjmy się temu krok po kroku.

Widełki płacowe w rekrutacji

Od 2026 roku w każdym ogłoszeniu o pracę musisz podać widełki płacowe. Nie możesz też pytać kandydata, ile zarabiał wcześniej – to wprost zakazuje art. 221 Kodeksu pracy.

Co to oznacza dla Ciebie?

  • Szablony ogłoszeń – przygotuj je tak, żeby widełki znalazły się w standardzie. Jeśli masz różne lokalizacje, możesz dodać krótką adnotację: „stawka zależy od doświadczenia i regionu”.
  • Rozmowy rekrutacyjne – zamiast pytać „ile zarabiałeś?”, możesz zapytać: „jaka stawka pozwoliłaby Ci czuć się komfortowo w tej roli?”. To zgodne z prawem i buduje zaufanie.
  • Regulaminy wynagradzania – sprawdź, czy są aktualne i oparte na obiektywnych kryteriach (staż, zakres obowiązków, odpowiedzialność).

Przykład: jeśli szukasz specjalisty ds. sprzedaży, wpisz: „4 800–6 000 zł brutto miesięcznie + premie kwartalne zależne od wyników”. Kandydat od razu wie, na co może liczyć.

Prawo pracownika do informacji

Pracownik ma prawo zapytać, jak jego wynagrodzenie wypada na tle średnich w danej kategorii stanowiskowej. Nie musisz ujawniać pensji kolegów z biurka obok, ale musisz mieć przygotowane dane w uporządkowanej formie.

Jak to ogarnąć?

  • Kategorie stanowisk – podziel role w firmie na grupy (np. „specjaliści ds. obsługi klienta”, „menedżerowie liniowi”). To ułatwi raportowanie.
  • Proste raporty – przygotuj zestawienie typu: „średnie wynagrodzenie w tej grupie: 6 200 zł brutto, mediana: 6 000 zł”.
  • Procedura odpowiedzi – ustal, kto odpowiada na takie pytania (najczęściej HR) i w jakim czasie (np. do 30 dni).

Przykład: pracownik pyta, czy zarabia mniej niż inni na podobnym stanowisku. Odpowiedź może brzmieć: „średnia w Twojej grupie to 6 200 zł, Twoje wynagrodzenie to 6 100 zł, czyli mieści się w przedziale”. Jasno, spokojnie, bez niepotrzebnych nerwów.

Raportowanie luki płacowej

Największe wyzwanie czeka firmy zatrudniające powyżej 100 osób. Zgodnie z Dyrektywą:

  • 250+ pracowników – raport co roku, pierwszy do 7 czerwca 2027 (za rok 2026),
  • 150–249 – raport co trzy lata, pierwszy w 2027,
  • 100–149 – raport od 2031 r., potem co trzy lata.

Raport obejmuje średnią i medianę luki płacowej, podział na kwartyle oraz dane o dodatkach i premiach.

Jeśli okaże się, że różnica płac kobiet i mężczyzn przekracza 5% i nie ma obiektywnego wytłumaczenia – musisz w ciągu 6 miesięcy opracować plan naprawczy razem z przedstawicielami pracowników.

Jak się przygotować?

  • Zbierz dane już dziś – nie czekaj do 2027. Sprawdź, jak wygląda sytuacja u Ciebie.
  • Analiza różnic – jeśli np. w dziale produkcji kobiety zarabiają średnio o 7% mniej niż mężczyźni, sprawdź dlaczego. Czy to kwestia dodatków za zmianowość, czy błąd w systemie?
  • Plan działań – ustal, jak wytłumaczyć różnice lub jak je zmniejszyć. Może to być korekta premii albo zmiana zasad awansów.

Przykład: jeśli w dziale sprzedaży mężczyźni dostają wyższe premie, bo częściej obsługują duże kontrakty – warto zadbać, by kobiety miały równe szanse na takie zlecenia.

Konsekwencje

Najważniejsza zmiana: ciężar dowodu w przypadku sporu przechodzi na Ciebie. To Ty musisz pokazać, że różnice płacowe są uzasadnione obiektywnymi kryteriami. Jeśli nie masz dokumentacji – jesteś na straconej pozycji.

Możliwe są też kary finansowe (od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych) oraz odszkodowania dla pracowników.

Co warto zrobić?

  • Dokumentuj decyzje – każda podwyżka, awans czy premia powinna mieć uzasadnienie. Krótka notatka w systemie HR wystarczy.
  • Polityka płacowa – spisz proste zasady: kto decyduje o podwyżce, jakie są kryteria.
  • Szkolenia dla menedżerów i handlowców – temat wynagrodzeń to zawsze negocjacje. Warto przeszkolić zespół z technik negocjacyjnych, aby rozmowy o pieniądzach były spokojne, profesjonalne i kończyły się porozumieniem.

Przykład: zamiast mówić „dostałeś podwyżkę, bo tak zdecydowałem”, lepiej: „podwyżka wynika z osiągnięcia celów sprzedażowych w ostatnich 12 miesiącach i z nowej odpowiedzialności za zespół”. A może pracownik uczestniczył w Zawodowych Negocjacjach? To też dobry powód do podwyżki!

Dlaczego warto zacząć wcześniej?

Możesz traktować to jako obowiązek albo jako okazję. Jeśli zaczniesz działać już dziś:

  • zyskasz większe zaufanie zespołu,
  • unikniesz chaosu, gdy wejdą przepisy,
  • pokażesz się jako uczciwy pracodawca – a to mocno wpływa na employer branding.

Transparentność w wynagrodzeniach stanie się standardem. Lepiej, żeby w Twojej firmie była elementem kultury, a nie tylko paragrafem w ustawie.

Rozwój lidera w praktyce

Nowe przepisy to tylko jeden z wielu przykładów, że od menedżerów wymaga się coraz większych kompetencji – nie tylko twardej wiedzy, ale też umiejętności rozmów, negocjacji i prowadzenia ludzi przez zmiany.

Dlatego, jeśli chcesz przygotować siebie lub swój zespół na kolejne wyzwania, zobacz nasze Kompendium MBA. To praktyczne studium dla menedżerów, którzy chcą lepiej rozumieć biznes, uczyć się od ekspertów i rozwijać umiejętności przywódcze.

Źródła:
1 – Zmiany w Kodeksie Pracy.
2 – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2023/970