Skuteczne wdrożenie nowego pracownika - Przykładowy plan wdrożeniowy

Plan wdrożenia osoby do pracy w firmie.

Dla większości nowo przyjętych do pracy osób zazwyczaj najtrudniejsze jest poczucie wyobcowania podczas pierwszych dni czy tygodni w nowej firmie. Jeżeli nie ma tam zorganizowanego planu działań wdrożeniowych dla nowo przyjmowanych osób, często czują się one „zagubione”, zakłopotane lub wręcz zdemotywowane, gdyż np. nie wiedzą, jak się zabrać do swojej pracy, co i gdzie się znajduje, skąd czerpać potrzebne informacje, kto jest kim w firmie i jak należy się do siebie zwracać. Nie rozumieją pewnych zachowań, sami też obawiają się zaproponować sposobów zachowania, aby nie zostać źle odebranymi itp.

W wielu firmach proces wdrożeniowy trwa zaledwie kilka dni. Osoba jest np. oprowadzana po firmie i zapoznawana ze stanowiskiem pracy i zadaniami poprzez omawianie i pokazywanie czynności związanych z pracą. Jednakże, aby pracownik został wdrożony w sposób sprawny, a jednocześnie rzetelny, przeciętny czas działań wdrożeniowych powinien być dłuższy. Przeciętnie, solidny proces wdrożenia trwa około trzech miesięcy.

Proces wdrażania systemowego tak naprawdę powinien rozpocząć już podczas prowadzonej rekrutacji. Częścią nieodzowną skutecznego procesu rekrutacji jest tzw. realistyczny opis pracy, w którym zanim kandydat zostanie przyjęty na dane stanowisko, zostaną mu przedstawione zarówno silne strony firmy i pozytywne aspekty pracy na stanowisku, jak i słabsze strony organizacji oraz trudne aspekty stanowiska pracy, z którymi spotka się prędzej czy później. Już na tym etapie wiele firm popełnia błąd świadomie lub też nieświadomie nie przekazując pełnego i realnego obrazu firmy i aspektów negatywnych związanych ze stanowiskiem, aby nie „przestraszyć” kandydata. Ten błąd może być popełniany przez osoby rekrutujące zwłaszcza w obecnej sytuacji stosunkowo małej podaży dobrych kandydatów na rynku pracy. Takie działanie często skutkuje niezadowoleniem, demotywacją, a nawet rezygnacją z pracy.

System 4C.

Poniżej prezentuję bardzo praktyczny, złożony z czterech elementów proces skutecznego wdrażania nowo zatrudnionej osoby. Został on opracowany przez profesor Talyę N. Bauer z Departamentu Zarządzania Uniwersytetu stanu Waszyngton z siedzibą w Portland w Stanach Zjednoczonych.  Cztery elementy (tzw. 4C) składające się na skuteczny proces wdrożenia nowego pracownika, to:

1. 1. Samowystarczalność pracownika (Compliance)

Firma powinna przygotować listę działań, które należy podjąć zanim osoba rozpocznie pracę na swoim stanowisku, a które są niezbędne do zapewniania pracownikowi narzędzi, wiedzy i spełnienia kryteriów formalnych koniecznych do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku (np. treningu BHP). Przykładowe działania mogą obejmować takie elementy, jak:

1. A. Kontakt na 3 dni przed rozpoczęciem pracy, aby:

• • Potwierdzić datę, czas, miejsce spotkania z opiekunem
• • Podać imię i nazwisko opiekuna
• • Poinformować o parkingu
• • Poinformować o treningu BHP w pierwszym dniu pracy

1. B. Przygotowanie w pełni miejsca pracy
2. C. Zamówienie wizytówek, kluczy, identyfikatora
3. D. Przekazanie formularzy, np.:

• • Umowy o pracę
• • Formy świadczeń
• • Formularza kontaktowego w nagłych wypadkach
• • Umowy o poufności
• • Potwierdzenia zasad obowiązujących w firmie

1. E. Przekazanie:

• • Harmonogramu na pierwszy tydzień pracy
• • Schematu organizacyjnego
• • Listy współpracowników zawierającej:
•  – Imię i nazwisko
•  – Funkcję
•  – Numer telefonu
•  –  Adres e-mail
• • Przewodnika z lokalnymi usługami w pobliżu firmy:
•  –  Kawiarnie
•  – Restauracje
•  – Siłownie
•  – Sklepy

1. F. Koniecznych do pracy materiałów i narzędzi:

•  – Identyfikatora z imieniem nazwiskiem i funkcją
•  – Wizytówek
•  – Karty wejściowej
•  – Kluczy
•  – Karty parkingowej
•  – Sprzętu komputerowego (laptop, oprogramowanie firmowe, pamięć USB)
•  – Kalendarza
•  – Długopisów
•  – Instrukcji ○ konfiguracji komputera
•  – Instrukcji korzystania ze sprzętu biurowego

2. 2. Klarowność swojej funkcji (Clarification – role clarity)

Dokument z listą działań wdrożeniowych w najważniejszym aspekcie – tj. uzyskania dokładnego zrozumienia co do powierzonej roli, czego pracodawca od nowego pracownika oczekuje w związku z wykonywaniem przez niego konkretnych zadań i ich rezultatów, zakresem posiadanej autonomii w sposobie działania i podejmowania decyzji itp. Niejednoznaczność roli powoduje zazwyczaj szybki spadek motywacji do pracy. Opis ten powinien szczegółowo określać:

1. A. Obszary obowiązków i odpowiedzialności
2. B. Ile przeciętnie (procentowo) czasu osoba powinna spędzać w każdym z obszarów w ciągu tygodnia lub miesiąca (zależne od typu stanowiska)
3. C. Priorytety ważności każdego z obszarów dla realizacji misji firmy
4.  

Następnie, dla każdego obszaru odpowiedzialności należy określić:

1. A. Kluczowe zadania i priorytet realizacji
2. B. Kluczowe decyzje podejmowane na tym stanowisku
3. C. Kluczowe mierniki skuteczności i wydajności pracy osoby, które wpływają na ZYSK firmy (np. liczba obsłużonych klientów określonego typu w jednostce czasu)
4. D. Działania, których należy unikać, ponieważ mogą powodować duże koszty (np. nieobsługiwanie kilku klientów naraz, pomyłki, niedociągnięcia, itp.)

Koniecznym jest stworzenie planu działań wdrożeniowych zawierającego:

1. A. Pożądane efekty – cele (co osoba musi potrafić, wiedzieć z obszaru swoich odpowiedzialności)
2. B. Terminy ich osiągnięcia (do kiedy należy zdobyć określony poziom kompetencji w danym obszarze)
3. C. Zadania do wykonania (co zrobić, aby osiągnąć dane umiejętności)
4. D. Pośrednie mierniki uzyskanych kompetencji (sprawdzające właściwy kierunek jak i dynamikę procesu wdrażania)
5.  

3. 3. Integracja społeczna (Connection – social integration)

Integracja społeczna obejmuje plan działań, których celem jest wdrożenie osoby do zespołu i firmy, tak aby nowy pracownik oraz jego współpracownicy wzajemnie się poznali, zrozumieli swoje role i zbudowali bazę do wzajemnego szacunku. Integracja społeczna pozwala na zrozumienie kto jest kim w firmie, w jaki sposób zadania nowej osoby są powiązane z zadaniami wykonywanymi przez innych i w jaki sposób można się z poszczególnymi osobami kontaktować, aby móc efektywnie pracować i poczuć się członkiem zespołu.

Kolejnym celem integracji społecznej jest także ustanowienie dobrych relacji z bezpośrednim przełożonym jak i innym osobami współpracującymi z kadry menedżerskiej oraz członkami szeroko rozumianego zespołu nowego pracownika. Jeżeli nowy pracownik nie poczuje się zaakceptowany przez osoby, z którymi na co dzień ma pracować, bardzo szybko może szukać nowego zatrudnienia.

Lista wdrożeniowa w przypadku integracji społecznej może obejmować np.: wysłanie e-maila do wszystkich współpracowników z krótką notką biograficzną nowo przyjętej osoby, kontakt telefoniczny dyrektora departamentu z pracownikiem przed rozpoczęciem przez niego pracy w celu przywitania osoby, sympatyczne spotkanie powitalne przygotowane przez najbliższych współpracowników, przygotowanie spersonalizowanych przedmiotów, aby powitać nową osobę (firmowy kubek do kawy z imieniem osoby, butelka wody, koszulka, itp.).

4. 4. Integracja kulturowa (Culture – knowledge of organizational culture)

Kolejny dokument określający listę działań wdrożeniowych powinien dotyczyć aspektów związanych z zapoznaniem osoby z obowiązującą kulturą organizacji. Działania te konieczne są do zapewnienia nowo zatrudnionej osobie informacji pozwalających rozumieć kulturę firmy i jej kluczowe wartości (zarówno te prezentowane do klienta zewnętrznego jak i wewnętrznego – współpracowników).

Kultura firmy jest szeroką kategorią, która zapewnia pracownikom wiedzę, jakie normy postępowania – formalne czy nieformalne – obowiązują w organizacji. Normami nieformalnymi może być mówienie sobie po imieniu czy wspólne chodzenie na obiad, a formalnymi dzienne czy cotygodniowe spotkania zespołu, w celu omówienia postępów w projekcie.